No Brasil, é editada uma norma a cada 2,21 horas (Dados Abertos RFB e Estudo IBPT), ou seja, todos os dias há uma mudança nas exigências fiscais e tributárias gerando preocupações para as empresas quanto à complexidade das regras fiscais, volume de informações que precisam ser processadas e ao risco de multas e penalidades por não cumprir as regulamentações. Para lidar com esse desafio, a tecnologia pode ser uma grande aliada com a adoção de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning).
O sistema ERP é uma solução integrada que facilita o controle, a organização e a entrega das obrigações fiscais. Nesse artigo, vamos explorar como um sistema ERP pode ajudar na entrega e controle das obrigações fiscais de maneira eficaz e eficiente.
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O sistema ERP auxiliando o cumprimento das obrigações fiscais
Antes de entender como um sistema ERP pode ser útil, é importante reconhecer a importância do cumprimento das obrigações fiscais. As empresas, independentemente do seu porte ou segmento, devem seguir diversas exigências legais, como a entrega de declarações fiscais, apuração de impostos, emissão de notas fiscais, entre outras. O não cumprimento dessas obrigações pode acarretar em multas pesadas, juros e até interrupção das atividades da empresa.
Além disso, a legislação fiscal está em constante mudança, o que exige que as empresas estejam sempre atualizadas para evitar falhas e garantir que todos os processos estejam em conformidade. Isso inclui desde a correta apuração de impostos até a entrega de obrigações acessórias, como SPED, DCTF, EFD-ICMS/IPI, entre outras.
Com a grande quantidade de informações fiscais e tributárias, muitas empresas enfrentam dificuldades para gerenciar seus processos de maneira eficiente. Aqui entram as soluções de um sistema ERP que podem transformar essa tarefa árdua em um processo mais simples, automatizado e seguro.
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Problemas das empresas que não possuem um sistema ERP
Gerenciar obrigações fiscais manualmente pode ser um pesadelo para muitas empresas. Veja algumas das principais dores enfrentadas pelas empresas ao tentar controlar essas obrigações:
1. Erros manuais
A apuração de impostos e o preenchimento de documentos fiscais requerem grande precisão. Quando feitos manualmente, os processos estão sujeitos a erros de cálculo, digitação ou interpretação de normas fiscais. Esses erros podem levar a informações incorretas, resultando em multas fiscais ou até mesmo a rejeição de declarações, prejudicando a reputação da empresa e ocasionando perdas financeiras.
2. Mudanças frequentes na legislação
A legislação fiscal brasileira é uma das mais complexas e mutáveis do mundo. Com as constantes mudanças nas regras tributárias, é difícil para as empresas se manterem atualizadas e em conformidade. A falta de um sistema que monitore essas mudanças pode resultar em uma não conformidade e acarretar multas pesadas e encargos financeiros.
3. Falta de integração entre os processos
Muitas empresas ainda utilizam sistemas diversos e isolados para controlar diferentes processos, como contabilidade, fiscal, estoque e vendas. A falta de integração entre esses sistemas dificulta a obtenção de uma visão única e clara da situação fiscal da empresa. Isso torna o processo de envio das obrigações fiscais mais demorado e propenso a erros.
4. Falta de controle e visibilidade
A gestão das obrigações fiscais requer uma visão clara e centralizada de todas as obrigações e prazos a serem cumpridos. Sem uma ferramenta que forneça essa visibilidade, é fácil perder o controle e esquecer compromissos fiscais importantes. O risco de perder prazos de entrega de declarações ou de pagamento de impostos é elevado, o que pode levar a penalidades e problemas com os órgãos fiscais.
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O sistema ERP no auxílio da entrega das obrigações fiscais
O sistema ERP é uma solução que integra todos os processos de gestão da empresa em um único local, incluindo as áreas fiscal, contábil, financeira, estoque e vendas. Com a ajuda de um ERP, é possível centralizar as informações fiscais e tributárias, automatizar os processos e garantir a conformidade com a legislação vigente. Vamos entender como isso acontece:
1. Automação dos processos fiscais
Um sistema ERP facilita a automação da apuração de impostos e da geração das obrigações acessórias, como o SPED Fiscal, DCTF, EFD-ICMS/IPI, entre outros. Essas obrigações são geradas automaticamente pelo sistema a partir dos dados registrados nas transações da empresa, como compras, vendas e movimentação de estoque. Isso reduz o risco de erros manuais, economiza tempo e torna o processo mais eficiente.
2. Atualização automática das regras fiscais
Com um sistema ERP, a empresa pode se beneficiar de atualizações automáticas sobre mudanças na legislação fiscal. O sistema é atualizado constantemente para refletir as alterações nas regras fiscais e tributárias, garantindo que sua empresa esteja sempre em conformidade com a legislação vigente. Isso inclui desde a alteração de alíquotas de impostos até a inclusão de novos campos obrigatórios nas declarações fiscais.
3. Integração entre as departamentos
A integração entre os processos de diferentes áreas da empresa é uma das maiores vantagens de um sistema ERP, sendo possível vincular as informações fiscais diretamente aos dados de vendas, compras e estoque, garantindo que as informações estejam sempre corretas e atualizadas. Isso facilita a emissão de documentos fiscais, a apuração de impostos e o cumprimento das obrigações acessórias.
4. Visibilidade e controle total
Com um sistema ERP, a empresa tem total visibilidade e controle sobre suas obrigações fiscais. É possível acompanhar em tempo real o status das obrigações a serem cumpridas, os prazos e os documentos gerados. Isso ajuda a evitar erros e garante que todas as obrigações sejam entregues no prazo. Além disso, os relatórios fiscais gerados pelo ERP fornecem informações detalhadas sobre a situação fiscal da empresa, facilitando a tomada de decisões e o planejamento tributário.
Conclusão: O sistema ERP como solução para a gestão fiscal
As obrigações fiscais são uma parte essencial da gestão empresarial e, por isso, é fundamental que as empresas adotem ferramentas que garantam o cumprimento dessas obrigações de forma eficiente e sem erros. O sistema ERP é uma solução estratégica para centralizar e automatizar os processos fiscais, reduzindo as chances de erros, evitando multas e garantindo a conformidade com a legislação.
Ao implementar um sistema ERP, sua empresa não apenas melhora a gestão fiscal, mas também otimiza outros processos, como contabilidade, financeiro, estoque e vendas, criando uma operação mais eficiente e integrada.
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