Como o eSocial se relaciona com o sistema TOTVS Protheus é o nosso tema de hoje!
Profissionais da área de RH e contabilidade ainda possuem muitas dúvidas acerca do eSocial, um sistema de prestação de informações trabalhistas ao governo federal.
Tendo como maior objetivo a simplificação de processos, o eSocial requer um esforço inicial em sua implantação nas empresas – que elas se adaptem às mudanças e criem formas de otimizar suas atividades.
Toda empresa necessita que as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas sejam executadas, com eficiência e de acordo com as informações adequadas. Para que o processo ocorra de maneira assertiva e fluida, a empresa precisa ter familiaridade com as principais informações sobre a plataforma de escrituração digital do eSocial e é sobre isso que nós iremos falar neste artigo!
O que é o eSocial?
O eSocial é um projeto integrante do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) do governo federal, que instituiu uma plataforma online na qual as empresas e pessoas físicas devem se cadastrar e enviar suas obrigações trabalhistas. Com o eSocial foram unificadas a entrega de 15 obrigações da área, simplificando o processo de contratação.
O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é uma inovação significativa e possui o objetivo de manter um Ambiente Nacional Virtual para o recebimento de informações previdenciárias, trabalhistas e tributárias de empresas de todos os segmentos e portes.
Por meio dessa plataforma, é estabelecida uma comunicação unificada em um local que conta com diferentes informações dos trabalhadores, como contribuições previdenciárias, folha de pagamento, aviso prévio, Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT), etc.
Os dados são gerenciados pelos seguintes órgãos:
• Secretaria Especial de Previdência e Trabalho;
• Secretaria Especial da Receita Federal do Brasil;
• Secretaria Especial de Produtividade, Emprego e Competitividade;
• Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital;
• Instituto Nacional do Seguro Social.
Todas as empresas do Brasil devem se adequar a esse novo sistema, tanto empresas de médio e grande porte, como micro e pequenas empresas. A expectativa é que MEIs também passem a utilizar a plataforma, que permite que todos os empregadores e trabalhadores estejam conectados a órgãos do governo federal.
Com as informações mais centralizadas, o resultado gera mais transparência à empresa e aos colaboradores, assim como o aumento da fiscalização e a garantia de que todas as exigências passam a ser rigorosamente cumpridas pelas partes envolvidas.
O eSocial e automação de processos
Com o eSocial, a interação de dados passou a ser digital e em tempo real. Dessa forma, é possível reduzir a informalidade no mercado de trabalho e viabilizar a máxima garantia dos direitos dos trabalhadores.
Para as empresas, é uma forma de tornar o cumprimento das obrigações mais objetivo, com a centralização das informações em um único sistema. E para o governo, o eSocial significa um passo além na transformação digital, já que se trata tanto de um desafio infra estrutural, quanto sistemático. Afinal, falamos de um ambiente digital que une diversos órgãos federais, bem como empresas e colaboradores.
No caso dos órgãos federais, falamos da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Caixa Econômica Federal (CEF), Conselho Curador do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e da Justiça do Trabalho.
Portanto, para que o eSocial dê certo, é necessário que o governo continue investindo em tecnologia, bem como aprimorando seus sistemas e processos.
Quais os benefícios do eSocial?
O eSocial traz diversos benefícios para empresas, trabalhadores e também para o governo. A centralização do envio de informações importantes para a fiscalização tributária e trabalhista impacta demais no controle do cumprimento de obrigações.
Para empresas
No caso das empresas e dos empregadores, o eSocial traz maior transparência e eficiência na prestação de informações ao governo. É uma forma de evitar o envio repetido de informações para diferentes órgãos federais, o que muitas vezes ocasionava erros e causava divergências.
Isso implica também em uma melhor integração entre setores (RH, Contabilidade, Finanças, etc). Além disso, o eSocial é uma plataforma completamente segura, o que garante a integridade dos dados das empresas e dos seus colaboradores.
Por fim, vale ressaltar que o eSocial é um passo em direção à digitalização dos serviços públicos. Isso quer dizer que muitos dos processos morosos que antes eram 100% manuais, agora são completamente automatizados, o que agiliza muito o processo de fiscalização.
Para o governo
Em geral, o principal benefício para o governo é a substituição de diferentes declarações que, de múltiplas formas, continham as mesmas informações. É o caso do GFIP, CAGED, RAIS, DIRF, entre vários outros — que, na esfera corporativa, também tornam os processos menos burocráticos.
Desse modo, o eSocial contribui na mitigação da redundância de informações e documentos, simplificando os processos internos, bem como garantindo melhor controle do cumprimento de direitos previdenciários e trabalhistas.
Outro ponto positivo é que o eSocial diminui as chances de fraudes no sistema e a ação de crimes tributários, como a sonegação de impostos.
Quais são as obrigações acessórias?
O eSocial padroniza e facilita o envio de 15 obrigações previdenciárias, fiscais e trabalhistas. Isso acontece porque, a partir de agora, é utilizado apenas um layout para o registro das informações, sendo que o encaminhamento é sempre realizado de forma digital.
É importante destacar que nenhuma obrigação nova é solicitada no ambiente que está sendo implementado. Todas as exigências já eram requeridas, porém podiam ser enviadas separadamente. Agora, esse processo é unificado.
Diante desse cenário, as obrigações acessórias enquadradas no eSocial são:
• Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged);
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• Livro de Registro de Empregados (LRE);
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
• Comunicação de Dispensa (CD);
• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
• Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
• Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
• Manual Normativo de Arquivos Digitais (Manad);
• Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (GRF);
• Guia da Previdência Social;
• Folha de pagamento.
Perceba que esse processo é similar ao do Simples Nacional, que também unifica o recolhimento dos tributos. A diferença é que, nesse caso, as obrigações são inseridas no sistema.
Portanto, se antes eram verificadas separadamente e as empresas podiam, inclusive, encaminhar de modo offline, agora todo o processo ocorre em um único ambiente, 100% online. Outra vantagem proporcionada por essa plataforma é que ela evita o envio de documentos de forma duplicada.
É importante lembrar que a plataforma funciona através de seu site oficial e seu Web Service. Por esses dois meios, o envio de dados ocorre diretamente, sem necessidade de criação/transmissão de eventos por Programa Gerador de Declaração, o que significa que o software próprio da empresa pode conectar as informações ao e-Social, através de arquivos XML. No entanto, caso não tenha, é possível preencher as informações diretamente no site.
Como o eSocial se relaciona com o sistema TOTVS Protheus
Sistema ERP líder do mercado, possui a capacidade de aumentar a efetividade do setor administrativo, pois centraliza as principais informações de operação, otimiza o gerenciamento interno e promove integração entre os setores.
A relação do Protheus com o eSocial demanda algumas medidas que precisam ser tomadas para o uso adequado da ferramenta. Entenda as principais medidas:
Revisão de dados
Informações que constam em documentos ou sistemas podem ter sido modificadas e precisam ser alteradas. O RH que tenha acesso ao Sistema TOTVS Protheus® pode identificar essa questão rapidamente e alterar as informações necessárias.
Atualização de dados dos colaboradores
Um erro muito comum entre gestores é deixar que bases de dados fiquem desatualizadas. O simples fato de novos colaboradores entrarem na organização ou de ocorrerem dispensas deve ser informado ao sistema. Revisões constantes devem estar definidas, com certa periodicidade, visando a atualização de dados.
Adequação do sistema eletrônico
A incorporação de dados através do sistema TOTVS Protheus acontece de modo eficaz e não gera necessidade de ajuste, pois o processo é automatizado.
Empresas que não possuem sistemas ERP tendem a sofrer com a adaptação dos dados eletrônicos gerados internamente ao eSocial.
Otimize esses processos legais e reduza erros e custos. Se sua empresa precisa de ajuda para implementar o e-Social, fale com um de nossos consultores agora mesmo!
