Muito se fala atualmente sobre automação de processos e como implementá-la nas empresas, afinal, automatização é sinônimo de eficiência. No entanto, muitos gestores ainda têm dúvidas de como operacionalizar a automação de processos em suas organizações.
E, justamente para ajudar esses gestores é que elaboramos este conteúdo. Confira mais detalhes neste artigo e descubra um pouco mais sobre a automatização de processos empresariais.
A automação de processos e sua importância
A automação de processos é uma estratégia que possui o objetivo de aumentar o lucro de uma empresa, por meio da redução de custos e um melhor rendimento, utilizando diversas ferramentas.
Muitos problemas que atrapalham a rotina das empresas envolvem a falta de controle sobre atividades e o comprometimento do fluxo de trabalho dos colaboradores. Isso em razão da perda de tempo com processos simples, que poderiam ser realizados de forma mais eficiente.
Como implementar a automação de processos em 5 passos
Se a sua ideia é implantar a automação de processos na sua empresa, você deve seguir os passos abaixo.
1 – Mapeamento de processos
O primeiro passo é catalogar os processos que são realizados na empresa e determinar quais deles podem ser otimizados.
Selecione colaboradores que trabalhem diretamente nos processos a serem automatizados e que apresentem conhecimento aprofundado sobre a rotina e as demandas da empresa.
O mapeamento serve, entre outras coisas, para:
- Detectar as atividades duplicadas, que consomem muito tempo e dinheiro;
- Identificar procedimentos que podem ser automatizados por software específico;
- Registrar os tipos de documentos e a maneira como são compartilhados e distribuídos entre os diversos setores da organização;
- Garantir que os dados sejam acessados por todas as partes envolvidas de forma clara;
- Verificar os critérios de armazenamento e busca dos arquivos corporativos;
- Apurar possíveis falhas no fluxo de execução das tarefas e motivo pelas quais elas acontecem.
Ao mapear tudo é possível descobrir quais áreas precisam contar com o auxílio da tecnologia e se a implementação da automação de processos poderá ser feita de forma gradual ou não.
2 – Treinamento de colaboradores e criação de um suporte interno
Para que a implantação da automação tenha sucesso é fundamental contar com uma equipe apta para o processo. Ela deve ser composta por profissionais que tenham conhecimento e domínio sobre a tecnologia da informação, principalmente no tocante ao sistema que será utilizado.
Além disso, a equipe deverá também treinar os colaboradores, transmitindo a eles o novo modelo operacional da empresa e mostrando como poderão controlar o software.
A equipe servirá, ainda, como ponto de apoio para identificar possíveis falhas nos processos, tirar dúvidas sobre as novas funcionalidades, resolver o que for possível ou direcionar ao suporte especializado.
3 – Modelagem de software
Ainda que muitos sistemas possuam características similares e pontos em comum, eles precisam ser adaptados à rotina e necessidades de cada empresa.
Também pode ser necessário repensar algumas operações para que se adaptem ao software escolhido para a automação dos processos.
4 – Monitoramento e análise de resultados regulares
Não basta apenas implantar a automação. É importante analisar os resultados e os impactos gerados na rotina da empresa.
Assim, deve-se utilizar indicadores de desempenho para medir essas iniciativas, a fim de comparar os resultados do cenário atual com os dos períodos anteriores à automatização.
Escolha as métricas que melhor irão mostrar a performance da organização. Dessa forma, você irá garantir medições mais realistas e, consequentemente, maior controle sobre as atividades desenvolvidas.
5 – Otimizações constantes
É comum que a automação altere de forma drástica a maneira como os colaboradores executam suas funções. Por isso, é importante que não se tenha pressa e se respeite a curva de aprendizagem das suas equipes de trabalho.
No mais, pode ser necessário que, durante a fase de implantação da automação de processos, alguns critérios sejam reformulados e modificados.
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